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- 管理者になったけどやっぱ大変だな…
- 皆んな言いたいことばっかり…
- 休みの日も仕事の電話…
- 間に挟まれて相談できる人もいない…
グループホーム管理者のさとしです。2017年から今も現役でグループホーム管理者をしています。
管理者になったものの、慣れない職員間のトラブルの対応や休みもまともにとれなかったりと苦労する日ばかりではありませんか？
しっかり休養が取れない日が続くと、管理者として続けていくことも難しくなり、自身の生活にも大きく影響してしまいます。
この記事では、2017年からグループホーム管理者をしている私が、仕事を続ける上で大事な向き合い方を解説していきます。
この記事でわかること
- 管理者がツラいと感じる原因
- 管理業務の負担を少なくする方法
管理者の仕事がつらい方や、今のやり方に疑問を感じる方は最後まで読んでいただき、今後の管理業務に役立ててもらえたらと思います。
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管理者がツラいと感じる原因3選
管理者がつらいと感じる時は大きく分けて下記の3つがあげられます。
特に初めて管理者になった時や慣れない1年目の時に感じやすいことが多いです。
- 仕事量が増えた
- 休みがとれない
- 面倒な職員がいる
仕事量が増えた
管理者になるとマネジメントに関わる業務が増えるので、単純に仕事量が増えます。
現場の経験しかない方だと、管理者になった時の仕事量の多さに日々追われてしまうことになります。
グループホーム管理者の主な仕事内容には、下記があげられます。
- 利用者のマネジメント
- 職員のマネジメント
- 収支の管理
- 営業活動
- 行政や外部、地域との連携
現場と事務の両立で苦労される方はとても多いです。
グループホーム管理者の仕事内容は下記リンクで詳しく解説しています。
≫【現役管理者が教える】グループホーム管理者の仕事内容とは？毎月の業務、給料、必要な資格など解説！
休みがとれない
管理者は毎日多忙で、思うように自分の休みが取れないことも多々あります。
特に最初は運営に関することや引き継ぎ事項も多く、しばらくは残業続きなんてこともあります。
休みがとれないと感じる主な原因は、
- 休日の電話対応
- 利用者に関わる事故の報告
- 職員の欠勤対応
どれも急な電話対応となっていますが、タイミングが悪いと休日や夜勤の時に対応することも多く、休んだ気になれない時もあるでしょう。
夜勤の入り方や回数には注意です。管理者が夜勤をするデメリットは下記リンクで解説しています。
≫【夜勤はダメ】介護管理者が夜勤をすると起こるデメリット3選【グループホーム管理者が解説】
面倒な職員がいる
一般の職員時代ならば見て見ぬふりもできたかもしれませんが、管理者になるとそうはいきません。
どんな職場にもトラブルメーカーは付きもので、管理者は職員のマネジメントが必要です。
ですがマネジメントに慣れないうちは、どのように解決したらいいのかわからず、つい後回しにしてしまう事もあるでしょう。
しかしトラブルを放置してしまうと、周りの職員への影響が大きくストレスや疲労、離職の原因にも繋がってしまいます。
トラブルが慢性化してしまうと、管理者の方も疲弊してしまい続けるのが苦痛になってしまうでしょう。
人間関係は、一番ツラいと感じる要因とも言えますね。
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管理者の仕事が楽になる仕事の向き合い方5選
ここからはツラいと感じている管理者の仕事が、少しずつ楽になっていく向き合い方をお伝えします。
下記は2017年に就任してから私が実践してきた内容にもなっています。
- オンとオフのメリハリ
- タスク管理
- 電話に出れなくてもいい
- 面倒な人は雇わない
- 営業をする
オンとオフのメリハリ
管理者は仕事量も多く、つい残業したり自宅へ持ち帰ったり、休日に仕事をしたりしてしまう方もいます。
しかしそのやり方ではしっかり休むことができず、心も体も疲れ切ってしまい、管理者を続けることができません。
具体的にメリハリをつけるために大切なことは、
- 残業をしない
- 仕事は持ち帰らない
- 休日は絶対に仕事をしない
仕事は仕事、プライベートはプライベートでオンとオフをはっきりさせることが、管理業務を無理なくこなしていく一番の近道です。
仕事量の多い管理者が、どうやったら残業を減らせるか、次で解説しています。
タスク管理
残業や休日に仕事をしないためには、タスク管理が必要です。
単にやることを並べるだけでは中々進まないので、優先度をつけることがポイントです。
タスク管理のポイントは以下の6つです。
- 優先度の高いものから
- 簡単なものは先に終わらす
- いつやるのか明確にする
- いつまでにやるのか明確にする（ゴール）
- いつから始めるのか明確にする（スタート）
- スマホのカレンダーで管理
優先度の高いものから
期限の近いものや重要な物から取りかかるようにしましょう。
特に外部の方に迷惑をかけてしまいそうな物は、優先度が高いです。
簡単なものは先に終わらす
数分、数十分、などすぐに終わるようなものは先に終わらせましょう。
タスクがすっきりして残りの業務に集中できます。
いつやるのか明確にする
自分の一月の勤務を確認して【いつやるのか】を明確にしましょう。
逆に決めた日にち以外の日は、よっぽど余裕がない限りは行いません。
いつまでにやるのか明確にする（ゴール）
期限内に終わらせることは必須です。
【いつまでにやるのか】を明確にしておきましょう。
いつから始めるのか明確にする（スタート）
期限を確認する方は多いですが、いつからやり始めるのか決めている方はあまりいません。
自分の勤務を確認しながら「○日から始めて○日までに終わらす」といったように、【いつから始めるのか】を明確にしておきましょう。
スマホのカレンダーで管理
スマホのカレンダー機能を使って、日にちごとに時間と予定を記入しておきましょう。
仕事の前日に、予定を確認して少しイメージしておくとスムーズに取りかかれます。
今すぐスマホカレンダーで時間と予定を管理していきましょう。
電話に出れなくてもいい
管理者は緊急時の対応やトラブル等の連絡に追われることもあり、休日でも携帯が離せず休んだ気にならない方が多くいます。
ですが本当に緊急性の高い電話はあまりなく、あとでかけ直してもいいような電話の方が多いことがほとんどです。
実際に命にかかわる緊急性の高い連絡は、現場スタッフも何度も繰り返し電話をかけてきますし、緊急性の低い電話は一度限りの着信で終わります。
休みの日には、少し携帯から距離を置いて【出れなくてもいい】と構えるくらいがちょうどいいです。
緊急性の高い電話は少ない、気付いたらかけ直すくらいがちょうどいい。
面倒な人は雇わない
来るもの拒まずで採用していると人間関係のトラブルが頻回に起こり、人は確保出来たのにトラブル続きで頭を悩ます管理者は多くいます。
そうならない為にも、面接の時点でしっかり見極めて採用していくことがとても重要です。
面接で見極めることができると、職場の環境もとてもよくなり、ストレスを抱えることも少なくなるでしょう。
私が実際に使っている、面接で使える質問8個を下記リンクで解説しています。
≫【採用者向け】介護の面接で使える質問8選【誰でも受かる面接はNG】
営業をする
自分の仕事で手一杯なのにと反発もありそうですが、管理業務を円滑にこなす上で営業活動はとても大切です。
営業を頻回に行う事で下記のような効果に期待できます。
- 横の繋がりが増える
- 紹介してくれる
- 相談できる
- 忖度してくれる
定期的に営業をするのは大変ですが、相談できる人がいたり横の繋がりが多いのは、管理者としてとても有利なことです。
例えば空室ができた時でもすぐに紹介してくれたり、同じ管理者同士で繋がりがあれば悩みを共有できたりと、あなたのSOSが届きやすくなります。
特に最初は挨拶の意味も込めて営業を積極的にすることで、顔を覚えてもらいやすくなるでしょう。
最初から管理者をこなせる人はいない
現場では優秀だったけど管理者になると全然ダメだった…。
こういった経験をする人は非常に多く、最初から管理者をこなせる人はいません。
それはマネジメントをろくに教えてもらえないまま、管理者になる人が多いからです。
現場のことは同僚や先輩が教えてくれますが、管理者は1人なので教わる環境はないに等しいです。
管理者として生き残っていくためには、日々マネジメントの勉強が必須なのです。
【スキルアップあり】coacheeで相談する
マネジメントを学ぶ手段として、coachee（コーチー）というキャリアコーチングサービスがあります。
- キャリアコーチングとは…
- 就職や転職、副業、仕事の悩みなど、キャリアに関するお悩み解決サービスです。
coacheeはキャリアにおける有資格者、業界や職種の有識者、キャリア相談の経験者が集うプラットフォームです。個人のキャリアに伴奏し、有りたい姿を実現するサポートを行なっています。
各分野から専門のコーチが選べるので、管理者としての悩みやスキルアップにも繋がるでしょう。
coacheeの詳細は以下の記事でも解説していますので、悩み解決やスキルアップをしたい方にはオススメです。
≫ coachee(コーチー)の評判や口コミは？メリット、デメリットを徹底解説！キャリアコーチングの特徴も
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それでも管理者がツラい時は転職をする
それでもツラい時は思い切って転職も視野に考えましょう。
一度管理者から一般職に戻るのもいいですし、別の事業所で管理者として再挑戦するのも選択肢の一つです。
今の職場環境が合っていないのなら、転職はとても有効な手段です。
介護職向けの転職支援サービスを下記リンクで紹介しています。一般には公開されていない非公開求人もたくさんあるので、転職の際にはオススメです。
まとめ
2017年からグループホーム管理者を続けてきた、私の仕事の向き合い方をお話ししてきました。
- オンとオフのメリハリ
- タスク管理
- 電話に出れなくてもいい
- 面倒な人は雇わない
- 営業をする
管理者と言えば施設の顔ですが、自分の施設にするには年単位の時間はかかります。
特に1年目は中々馴染めず苦労する時期ですが、管理者としての役割を理解し、今日お話しした向き合い方を参考にしていただければと思います。
私も1年目はかなり病んでました(笑)
もし相談等あれば、お問合せもしくはX (旧Twitter)からご連絡下さい！
≫ X アカウント(旧Twitter) さとし＠グループホーム管理者
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